物料编码设置的一些基本原则及口诀一、求唯一 通常情况下，只要物料的物理或化学性质有变化，只要物料必须要在仓库中存储，就必须为其指定一个编码，即通常所说的一物一码。比如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须编制不同的物料编码。 二、分类别 在编码时，一般会按一定的分类方式对编号进行分类，这样，在日常的查询或报表列印时，同类的资料才能排在一起，便于我们比较和汇总统计等。通常我们在对物料进行编码时，会按大类－中类－小类－流水号的形式进行编码，比如，第一码表示大分类，如成品，原材料，半成品等，第二、三码表示中分类，第四、五、六码表示小分类，最后是三位的流水号，通过这样的分类，我们可以保证相同类的物料在做统计分析时是可以排在一起的。 三、勿有意 我们在给客户辅导编码时，非专业性的人员通常都要求让编号反映某些意义，使得编号容易记忆或者可以望“字“生义，常常会将英文单词的首几位或缩写字母编在编号上；再有，还要把物料的规格、尺寸等属性也要反映在料号中。在资料量不大时，这种编码方式的确可能比较方便，使用起来可能会比较符合使用者现时的习惯，但是当资料数量越来越大时，要记忆的东西太多了，实际上已经达不到当初设想的易于记忆的目的了，结果给后续新增编码造成很大的困扰，无法进行新增编码的编制。 在很多企业中，常常就是为了要整理理出有意义的料号体系，而使得编号工作变得非常困难，经常会组织很多部门，来讨论如何才能将这些有意义的东西编到编码中去，耗费了大量的人力、物力和时间，经常是编到一半发现无法编制下去。比如，我们在编电阻的编码的时候，客户人员常常会要求将阻值、材质加到编码中，甚至将10的几次“方“也要加到编码中，以方便看了编码就知道电阻的阻值和材质。结果日后有新增的物料时，却发觉实在很难遵行原来的原则进行新物料的编号工作。 其实，料号仅是物料的代码。是为了便于计算机系统管理，而给的一个编号而已。它可以不具备任何意义，就如我们的身份证号码一样。这样，即使有上万条物料，也可以在短短的两、三周内就完成所有的编号工作。 在国外，有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予物料编号，而丝毫不会影响电脑作业的运行。因为在交易数量庞大的信息化作业中我们不需要也不可能去记忆每一个料号所代表的物料。我们要知道的只是料件的名称规格，而所有的资料在列印或显示时，名称规格都可以随着料号出现。 四、避变化 如果资料的某项属性在未来有可能会发生变动，则绝不应该将此项属性纳入到编号中。否则，一旦发生变动时，是否要修改编号及如何进行修改都将会是一个十分困扰的抉择。常见的如员工编号，员工所属部门就不应该纳入员工编号中，因为部门的调整或是员工调动部门都可能会经常发生；另外如客户所属的地区，业务员分管区域等等皆是如此。通常，在系统上，可以用单独的栏位来记录这些属性。 五、数字好 编码最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可提高填写、录入编号的效率，二则避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形，如O与0，I与1等等。如果一定要用英文字母的话，则英文字母最好排在编号的前几码，且位数必须一致。一定要避免英文字母与数字混杂使用的情况。 在编码中，有些客户人员为了使编号段落分明而要求在编号中使用“－“符号，或者在编号中夹杂“*”、“/”等特殊符号。这些符号的使用必然影响编码的录入效率，在日常口述编号时亦会造成不便，因此最好避免采用。如果非用这些符号不可，则应该规定固定符号出现的位置，否则一定会产生困扰。 六、力求短 编号的长度要越短越好，以方便记忆、阅读、填写、录入，提高效率。同时，也大大降低出错的机率。如果一个编码有30位，它可能记录了物料的很多属性，但是在录入、填写中会非常困难，也非常容易出错。通常在8---12位之间会比较好，既能满足一般编号容量的要求，也能较好的反应适当的重要属性，且便于记忆、录入等。 七、长统一 编号长度统一，可以使我们在阅读或录入时很容易发现编号长度不对，有漏输或多输。如果实在做不到编号位数统一，则至少要求同一类的位数要统一。比如，对ATO制造企业来说，可能会存在半成品数量相对成品要少的情况，在编号长度上，很难让半成品和成品的编码长度统一，那我们可以让成品类的编号长度保持统一，半成品类的长度保持统一，如，成品是10位，半成品则是8位。另外也可以通过补「0」的方式来保证确保编码长度统一。 八、用跳号 随着企业的发展，每天都会有新的物料出现，需要增加新编码，所以在编码时，编码的扩充性非常重要，而如何才能实现编码的扩展性呢？通常我们用跳号的方法来实现。比如在分类号中预留一些空号以便日后可以插入，同时也可以加大相应分类的编码容量，如050---080可以编成同一个小类。在实际编码中，此项原则往往会被忽略掉，而此项原则最能体现我们的专业性，是检验我们的编码能否经的起时间考验的重要原则，请切记！二、物料编码规则及方法？
一、考虑物品分类需求。 根据企业物料数据级别，分别针对成品与原材料制定相应的编码规则，如大、中、小三级分类（具体使用几级，每级几位容量据企业物料特征分析），再辅之以流水号，一般常规企业都够用了！ Eg，以大、中、小三级分类为例，其中大类在1位数（10以内），中、小类根据情况可又是一位或二位（100以内），流水号5位，即支持企业最多十万个分类，每个小类十万的物料编码容量，一般常规企业绰绰有余了！在应用中，一般企业员工一周内即可对企业分类熟记于心，当员工在录入或查询时通过输入前面几位分类代码，再加上一个通配符即可快速定位目标物料；编码原则如此设计，可以最大限度的满足用户查询、快速录入的需要。提高工作效率50%以上。信息系统还有一个特点，就是能做到信息一次录入，平台与协作团队共享，对于企业原来在手工编码中积累起来的编码规范，可以加以利用，如规范物品规格、目录册项或者描述规定，并记入信息系统，既满足了编码与规则修撰的频次与工作量，也提高工作效率。二、应考虑可扩展性的需要。 编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。例如贴片物料的封装，现在主要用的是0805，0603，可能以后会逐渐使用0402和0201的，那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。三、多少有别，巧用“其他”分类。 在考虑到物料的分类过程中，有时候一个小类只有一个物料，甚至一个大类都只有一个物料，针对这种情况，若给其一个大类或小类编码的话，给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时，没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起，用其他类来表示。 一方面，可以减轻用户记忆的压力，毕竟要记住这些意义不大的字符，有点困难；另一方面，由于其物料比较少，而且不经常用，把他们归为一类，不会影响用户的查询效果。 利用其他分类，就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时，给每个种类的物料都编一个其他的分类，则，把一些常用的零件按其正常情况分类，把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料，都合并到其他类中，可以减少用户很多的工作量，并且使用效果不会受到影响，事半功倍，何乐而不为呢？ 四、变动属性不应纳入编号。有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编号中。否则，一但发生变动时，是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如物品的规格参数，责任部门，其它如客户所属之责任区，业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法，应将这些属性另设独立的栏位表达。五、不要寄希望通过编码信息反映物料的具体信息或全部信息。 我们说的物料基本信息，一般包括两部分内容，一是物料的种类信息，如包装材料还是零件；另外一种是物料的具体信息，如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。我们在物料编码中，要把种类信息纳入其中，而对于物料的具体信息不应该纳入其中。 有些用户，喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去，如此的话，看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的，但是，实际上，会产生其他很多的错误。 如当该零件有多个供应商时，则会需要编写多个编码，供应商越多，编码越多；其次，当该零件多个供应商没有区别，每个客户都可以使用时，则编写BOM会遇到麻烦，不知道用哪种零件为好，虽然，可以指定一个供应商为默认的供应商，其他的作为替代件来解决，但是，这也与企业实际管理有点差异，替代件的话，永远会只在被替代件无法满足需求的情况下，才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡，若如此编码，ERP系统就无法满足企业的需要。 可见，若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去，企业很可能会搬起石头，砸自己的脚。一般情况下，只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产，才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去（有时候，有些客户会出于种种原因，如企业某个供应商是其子公司等原因，要求企业指定有某个供应商的零件），遇到这种情况，企业为了管理上的准确问题，可以把这些材料分离出来编一个新的料号，而不是将供应商信息编到物料编码规则中。所以不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。 物料的其他信息，如颜色、规格等，也如同上面的例子，一般也是不纳入物料编码的规则为好。 六、能用数定的不用字母，能用字母的不用汉字。 打中文速度快，还是打英文速度快？当然是英文速度快。 打中文准确率高，还是打英文准确率高？当然是打英文准确率高。 中英文混输快，还是光输入英文或者中文速度快，并且准确呢？当然是后者快而准确。 较之数字小键盘，数字在速度和准确率方面又更胜一畴既然如此，我们为什么要在编码中，加入几个中文汉字呢？ 有些企业由于用户的文化水平普遍不高，平时不怎么接触英文，所以，在物料编码时，他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中，非常的不方便。 查询时我们要求的就是快而准确，若我们在输入编码时，非常的费时，而且容易出错，那我们要物料编码还有什么意义呢 ？七、在编码信息中，避免使用特殊符号。编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号（只是为了区分编码的段，而没有任何含义），因为这些符号不便于电脑输入，而且会使编码太长；如果使用字母和数字混和编码时，应避免使用字母O、I、Z等字母，以免书写时与0、1、2相混淆；八、长短应适中。 物料编码不应该太长，若太长的话，一方面是不容易记忆，要用户记住一长串没有互相没有联系的字符，是一件痛苦的事情，我们千万不要把痛苦强加在用户身上，不然，到最后，他会加倍的还给他们。另一方面，进行输入查询也比较麻烦。 一般情况下，我们建议，编码长度最好不要超过12位，若像身份证这样18位的话，输起来够让人头疼的。 那如何能够使得长度不超过12位呢？用户可以从如下几个方面考虑： 1、在物料编码中，编码时，不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中，笔者也强调过，在编码时，只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用；若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话，20位都不够。 2、在物料编码时，每一为都要仔细考虑，这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位。别看只差一位数字，要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。根据有人统计，一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时，平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的，有的更达到千次的使用率，若这么累积下来，看看一天要多输多少字符，若每个编码都节省一个字符的话，一个月下来，可以节省多少时间。 3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，则为了追求统一，把这种物料的编码加入两位没用的编码，而达到11码时，是没有必要的。 4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码，长度最好一致，这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等，这些做法不是很合适。因为若长度一致的话，可以一目了然的发现一些简单的错误，如漏写一码等明显错误。 九、应有防错功能。 1、能够根据类别等信息，自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类，分别为L、G、L代表，则人工输入编码后，系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么，提醒用户输入是否准确。 2、另外一种方法，就是根据身份证一样，只要用户按照前面的信息输入相关的内容，ERP系统就会根据某种算法，生成一个校验码，并依附在原由的编码后面，以保证物料编码的准确性。 ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢？为什么其他的内容没有这个功能呢？其实很简单，因为他们都深刻了解物料编码准确性，对于ERP系统来说，是多么的重要。十、应容易记忆。 物料编码是用来做什么的？是用来帮助用户快速的查找物料的，若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品，那物料编码也就失去了其意义。 所以，物料编码在编写时，要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。 利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用，即方便记忆、理解，输入又比较方便。十一、对于原先的编码，若发现问题时，要坚决抛弃。 在企业上ERP系统前，或多或少都有了自己的编码体制。但是，这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的，或者说，不符合编码的原则。如对于同一种物料，不同的供应商就按不同的编码来管理；物料全部按流水号进行编写，没有分类，连最基本的原材料跟成品都没有区分，难以记忆；而因为没有通过信息化软件进行管理，导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的，如一物二码、二物一码的情况都存在，为此，企业要特别注意，即使企业已经拥有编码体系，对物料编码也要进行一一梳理，一一核对其准确性。这么做，虽然比较花时间，但是，确是比较值得的。 更糟糕的是，在ERP实施时，他们不听顾问的建议，对物料进行重新编码；而认为重新编码要花费太多的时间跟精力，没有人愿意做这件事情，宁可让这些错误存在，也不愿意花力气去重新整理。 当这套编码原封不动的用到ERP系统中后，结果就可以遇见了。最后没办法，只好全部返工，重新修改了编码原则，并按新的编码原则对物料进行编码。十二、兼容性。建立本公司的物料编码与主要客户、重要供应商的编码的对照关系，可以自由查询、对照；为EDI及供应链协同建立桥梁。
