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沃凯公司的总裁亨利·凯特以代理商的身份加入英国沃凯公司的时候,最让人头痛的事情莫过于好不容易找到一家客户,然而却要等上好几个月时间,让公司总部评估承保风险,给保单定价。
随着现代信息技术的发展,沃凯公司开始在业务过程中采用先进的计算机技术。然而,沃凯公司从收到代理商的申请表到为客户承保、给客户下保单的流程仍然冗长繁杂。为了提高工作效率,降低经营费用,充分发挥信息技术的功效,沃凯公司决定对传统的业务流程进行重新思考。
尽管沃凯公司有大量的计算机辅助公司的各项业务开展,但计算机技术仅仅是沃凯公司业务流程每一步骤自动化的有力工具。沃凯公司的七大业务部门,都有自己独立的计算机系统,但这七大系统却互不相联,更谈不上资源共享的信息交流。沃凯公司第一步变革措施是,在保单发付部门任命一名专案经理,专案经理的职责是跟踪并督促投保申请表的处理。一年后,任命专案经理的做法大大提高了沃凯公司在代理商中的形象。但是,从投保申请到发付保单的业务流程,并没有因此变得更快。相反,业务流程增加了人手,管理费用也因此而上升。
至此,沃凯公司决定对其保单发付流程进行再设计。在流程设计之前,他们不让原有流程中人参与,而是让保单发付流程一无所知的人来思考。通过这种零基思考,他们理解了,该流程动作效率的关键就在于查阅与确认资料的效率。因此,在再设计该流程时,该公司采用了一台个人计算机,把发付保单涉及的所有任务,从输入申请表、评估风险、给保单定价、支付佣金到收取保险金等全部联合成一个完整的专家系统。现在,投保申请表到达沃凯公司后两个小时内,该公司就可以为客户立下保约,并给客户寄送保单。尽管公司业务量在逐年增加,然而,沃凯公司雇佣的职员却不到过去的一半,与此同时,保单发付流程的错误也大幅度减少。
从这个案例中,我们看出,零基思考的一个重要方法,是让对流程一无所知的人来思考,他们由于不知道现有流程是什么样子,在思考流程时就不会有什么框框,他们就可以凭借个人的直觉依靠自己对流程是什么的理解来思考,从而获得流程的根本性思考。
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