档案网络化管理

　　档案网络化管理是指通过计算机网络，进行档案信息的收集、组织、传递、发布、检索及提供利用，从而最大限度地实现档案资源共享。其中包括：档案信息收集的网络化；档案信息组织的网络化；档案信息网络传递；档案信息网上发布；档案信息网络检索；档案信息网络利用。

　　1、适应网络时代人们对档案信息的利用需求，提高档案信息服务社会化的水平。

　　2、计算机网络是人们获取信息的重要来源，档案作为一种原始的信息源，具有其他网络信息无法取代的重要作用。

　　3、网络档案用户的类型十分广泛，需求多种多样，必须尽可能地使人们能通过网络获得所需要的档案信息。档案网络化管理是网络时代档案信息服务社会化的要求。

　　档案网络化管理对于改善传统的档案管理体制，提高档案管理效率具有十分重要的意义：

　　1、档案网络化管理建立在传统档案管理的基础之上，同时，又对其管理体制和流程提出了新的要求。

　　2、要求建立高效的电子文件归档和管理系统。

　　3、要求对传统档案实施有选择和有步骤的数字化，为档案网络信息的存贮、检索和利用提供数据基础。

　　4、有利于弥补传统档案管理重藏轻用的不足，扩大档案信息的受众面，提高档案信息的利用率。

　　5、有利于提高档案管理的效率和质量。

　　档案网络化管理有利于扩大档案工作的社会影响，提高社会档案意识。

　　1、通过网络实施档案信息的发布、检索和利用，扩大了档案利用的范围，可较大程度地满足各种用户（现实用户和潜在）的各种档案需求。从而扩大了档案工作的社会影响。

　　2、有利于增进社会各界对档案和档案工作的了解，消除人们对档案及档案工作的神秘感，可进一步提高社会档案意识。

　　与政府信息化、企事业单位信息化建设的密切关联性：

　　1、由于档案与政务信息的渊源关系，档案网络化管理和信息化建设成为政府信息化的组成部分和必然要求。

　　2、档案管理网络化成为具体的企事业单位信息化建设的组成部分。

　　地区发展的不平衡性：东部地区比中、西部地区具有明显优势。

　　对信息安全要求高：档案的保密性对信息安全提出了高要求。

　　第一阶段（基础阶段）：档案管理自动化阶段

　　利用计算机技术，实现档案实体的自动化管理和档案信息的自动化管理。包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索等各个环节。

　　目前我国各级档案馆自动化管理水平不一，有的已经实现，有的只是部分实现，还有极少数档案馆处于手工管理向自动化管理过渡期。

　　档案自动化管理是档案网络化管理的前提，它为后者提供了必要的硬件条件和档案资源准备。

　　第二阶段（初级阶段）：档案机构内部局域网(建设阶段)

　　档案馆内部局域网连接本馆各科室、各部门，实现档案馆办公自动化，实现办公行文一体化，接待利用计算机检索，调归管理自动化，从而提高档案工作的效率和科学性。

　　将单一的档案管理系统纳入企事业单位的大的“集成”系统，成为其子系统

　　单位的“集成”系统通过局域网将单位内部的各个单一的系统相互联系，可以实现本系统内部各部门之间的数据交流和各类资源的共享。

　　同时，可更充分地发挥档案信息在决策系统中的作用。

　　“集成”系统分为横向集成和纵向集成两种形式

　　横向集成：将属于同一组织级别的若干个部门的数据予以集成，实行数据共享、综合管理。

　　档案管理系统参加的横向集成综合系统：企业管理信息系统MIS与自动化系统OAS。

　　纵向集成：将属于不同组织级别的档案数据予以集成，实施综合性的管理。

　　档案管理系统参加的纵向集成系统：

　　档案目录中心：如革命历史档案目录中心、航天工业档案目录中心等

　　情报信息中心：可在同一专业系统内实现图书、情报、档案的集成管理

　　第三阶段（发展阶段）：档案外部网（网站）(建设阶段)

　　档案网站的类型：

　　综合性：各级综合性档案馆的网站；

　　专门性： 高校、企业、专业系统档案馆的网站。

　　档案网站的规模：

　　总体数量：增加迅速，国家级、省级、市县级档案馆都纷纷建立网站；

　　网页级次：普遍较浅，以2至3级居多。

　　现阶段档案网站的特点：主要以发布档案工作的日常信息为主，实质性的档案内容信息较为欠缺，特色档案信息不足。需要进一步增加上网档案的数量和类型。

　　第四阶段（实现阶段）：网络档案信息的组织与整合阶段

　　由国家最高档案行政管理机关负责对各级、各专业档案网站的信息进行整合，加强各档案网站之间的信息交流和共享，剔除重复，突出特色，建立全国档案信息网络系统；

　　实现网络档案信息的社会化服务。

　　我国档案网络化管理总体上基本处于第三阶段，即网站建设阶段。而在经济相对落后的中、西部地区，还有不少档案部门处于第一、第二、阶段，即档案自动化管理和局域网建设阶段，或者正处于第三阶段的准备期。

　　资金与设备

　　是档案网络化管理的首要条件。

　　网络建设需要主处理机、服务器、终端设备、通信传输设备等，购置这些设备需要大量经费。

　　应积极争取政府拨款。尤其是在各级政府实施的电子政务建设过程中，需要相应地对档案网络化建设提供财政支持。

　　广开渠道，争取企业投资及私人资助。

　　技术与人员条件

　　网络技术包括信息处理技术、通信技术等方面。

　　档案部门的技术力量较为薄弱，需要大力引进专业技术人才，同时，对现有档案人员进行技术培训。

　　借鉴国内同行及发达国家档案网络化管理的经验。

　　还可以通过技术外包的方式，委托专业公司进行技术开发和网络建设。

　　档案数据库的建设与发展

　　数据库建设是网络化发展的基础，网络资源的共享主要是对数据库中档案数据资源的共享。

　　我国档案数据库建设不能适应网络化的需要，存在不少问题：

　　1、数据库类型单一，以目录型为主。

　　2、数据库规模小。

　　3、数据库的质量难以保证

　　4、数据格式不一，标准化程度低，难以实现网络共享。

　　通信网络的支持

　　我国的通信基础设施发展迅速，全国的公用通信网和专用通信网发展迅速。

　　通信网络基本能满足档案网络化建设的需求。

　　标准化与各部门协作

　　机读目录标准、软件设计标准、硬件设施标准等标准的制订和实施是档案网络资源共享的前提。

　　各部门协作是档案网络化建设的关键。包括同行业与同系统之间的协作，地区性协作、与相关行业的协作等。