AI专家李家贵：4000字长文 一文读懂AI如何赋能公文写作

"公文写作一直被视为一种严肃的学问,需要格守繁文缛节,遣词造句亦需谨慎。然而,在这个科技飞速发展的时代,人工智能(AI)正在为这一古老的写作形式赋予新的活力和可能性。"

公文是指在用书面形式表达意见、传达信息、请求或提供帮助等目的的文书。其写作特点主要体现在规范性、精确性和专业性上。常见的公文类型包括请示报告、通知、电子邮件、工作报告与总结、会议记录等。这些公文的构成要素通常包括标题、正文、结尾等，而其写作步骤则涵盖了主题的确定、材料的收集、结构的安排、文稿的撰写和修改等。公文作为政府机关和企事业单位的官方文书,在推动决策、传递信息、规范管理等方面发挥着重要作用。一份优秀的公文不仅需要内容准确翔实、逻辑严密,更要注重文字遣词和格式规范,体现机构的权威性和专业素养。

一、传统公文写作的挑战：

传统的公文写作过程却面临着一些挑战:

1) 工作量大,写作效率低下

2) 统一格式和用语要求高 

3) 信息检索和引用成本高

4) 内容创新性和可读性不足

规范的公文具有明确的目的性、逻辑性强、表达清晰且具备一定的格式要求。在避免文字游戏、保持行文风格清晰、使用正确语气、规范格式、合理使用强调技巧、插图与表格以及有效利用图表来传递信息等方面，都需要作者具备一定的技巧和认识。

在固定格式公文和常用报告的书写中，需要注意文书的特点、行文对象、格式、语体特点以及谦词造句技巧等。电子邮件、工作报告与总结、会议报告和差旅报告等都有其特定的书写要求和格式规范，这不仅有助于提高文书的专业性，还能确保信息的有效传递。

这些问题的存在,不仅加重了公文撰稿人的工作负担,也影响了公文质量和发挥作用。而AI的出现,为解决这些难题带来了全新的机遇。智能化写作工具运用自然语言处理、信息检索等AI技术,可以为公文写作提供多方面的支持:

二、AI赋能公文写作的场景

AI赋能写公文主要体现在以下几个方面：

1. 自动文书生成，提高写作效率：

  根据拟写目的和模板,可生成公文初稿,提升起草效率。如办公自动化套件的合同、函件生成功能。

AI可以快速生成公文的初稿，包括摘要、大纲和正文，从而显著提高写作效率。用户只需提供主题和关键信息，AI就能根据这些输入生成结构化的文本。

2. 规范文本格式：

  AI工具通常内置了多种公文模板，能够根据用户的需求自动调整文本格式，确保公文符合特定的格式要求。检查公文格式等低级错误,提高规范性。

3. 智能审核与校对：

  AI技术能够识别文本中的语法错误、拼写错误、不规范表述以及可能的敏感信息，并提供修改建议，帮助用户进行内容审核和校对。

4. 内容优化与润色：

  AI能够对生成的文本进行改写和润色，提高语言表达的流畅性和专业性，使公文更加精准和有说服力。

5. 资料查询与整合：

  AI可以快速检索和整合相关资料，为用户提供写作素材和参考案例，丰富公文内容。

6. 辅助决策：

  对于需要提供决策建议的公文，AI可以分析历史数据和相关政策，辅助用户做出更加合理的决策。

7. 多人协作：

  一些AI写作平台支持多人协作编辑，使得团队成员可以共同参与公文的创作和修改过程，提高协作效率。

8. 持续学习与适应：

  AI系统具有自我学习和适应的能力，可以根据用户的反馈和修改不断优化写作质量，更好地满足用户的个性化需求。

9. 降低写作门槛：

  AI写作工具的使用降低了公文写作的专业门槛，即使是非专业写作者也能够借助AI工具撰写出符合规范的公文。对已有内容提供语句改写、段落重组、风格优化等建议,提高公文质量和可读性。

10. 提升公文质量：

   快速从专业文献挖掘相关内容并智能引用,减少人工检索和遣词造句工作量。

通过AI的辅助，公文的整体质量得到提升，无论是在内容的准确性、逻辑性还是在表达的专业性上。

三、AI公文写作人机协作新模式

纵观AI在公文写作中的实践,我们可以看到一个由人机协作的智能写作新模式正在形成。在这种模式下:

1) AI将承担低级重复性工作,如格式修正、内容生成等基础环节。

2) 人类将负责核心创作工作,运用经验判断为公文赋加人性化内涵。

3) AI审核系统辅助公文的合规性审查,人工审核重点将放在内容深度把关。

这样的分工不仅可以最大限度发挥AI的智能优势,也能保留公文写作的创造性和专业素养。未来,我们还可以期待AI对写作习惯的学习能力、语境理解能力、多语种处理能力等方面的进一步提升,让公文写作在智能时代百花齐放。

AI正以前所未有的方式渗透并改变着公文写作的流程和形态。我们有理由相信,未来公文撰写将是一个人机并重、提质增效的智慧创作过程。

四、AI公文写作步骤

(CHAT法则见 万字长文：人人都能学会的提示词，揭秘18个prompt模版，8个秘诀，助你AIGC从入门到精通，从可用到好用）

规划阶段（准备怎么写prompt）

第一步: Character,Ambition明确任务，到底需要写什么，写给谁

本次撰写的是一篇关于人工智能在医疗领域应用的长篇报道，目标读者群体为科技爱好者、医疗专业人士以及对未来医疗科技发展有兴趣的普通读者。

第二步: History收集背景资料，在这个任务里，有哪些资料是我们需要提供给AI的

为了撰写这篇报道，我们需要收集关于人工智能在医疗领域的最新研究、应用案例、医疗数据分析、AI技术的发展趋势以及对未来医疗行业的影响等方面的资料。

第三步: TASK 提出写作要求，比如字数限制，再比如写作风格

示例：

字数限制：约1000字。

写作风格：正式、专业，融入历史回顾和技术报道的元素，使用引用、比喻、隐喻和专业术语。

执行阶段

第四步: 撰写指令，等待产出

考虑到这一步是生成文章的关键，我们将基于上述信息，编写一个指令来指导AI进行创作。

第五步: 微调指令，持续让AI修改

在AI生成初稿后，我们会根据需要对内容进行细致的调整和优化，确保文章内容的准确性、连贯性和可读性。

第六步: 检查，别犯低级错误，添加人味儿

在最终稿件完成之前，我们将仔细检查文章的格式、称呼、数据准确性，并添加一些细节来增加文章的人性化元素，比如在医疗领域的实际应用案例或领导的见解。

五、AI生成公文的人工审核

AI生成的公文内容在提交前通常需要经过以下几个步骤的人工审核，以确保内容的准确性、合规性和专业性：

1. 内容审查：

  审核AI生成的公文内容是否符合公文写作的基本要求，包括语言的规范性、逻辑的连贯性和信息的完整性。

  检查是否有语法错误、拼写错误或不恰当的用词。

2. 合规性检查：

  确保公文内容遵守相关的法律法规和行业标准，不含有违法违规的信息。

  根据《生成式人工智能服务管理暂行办法》等法律法规，检查内容是否符合国家对生成式人工智能服务的相关规定。

3. 敏感信息筛查：

  检查公文中是否存在可能的敏感信息，如个人隐私、涉密信息等，确保不泄露敏感数据。

4. 格式校对：

  核对公文的格式是否符合规定的公文格式，包括标题、编号、结构、排版等。

5. 风格和语气调整：

  根据公文的性质和目的，调整AI生成内容的语气和风格，确保其正式、权威且适当。

6. 事实核实：

  验证公文中的数据、统计和事实信息的准确性，确保所有引用的信息来源可靠。

7. 法律审查：

  如果公文涉及法律事务，应由法律专业人士进行审查，确保法律条款和表述的准确性。

8. 最终审批：

  由负责公文的主管领导或相关部门负责人进行最终审批，确认无误后方可提交。

9. 备份与记录：

  在提交前，对AI生成的公文内容进行备份和记录，以备后续查询或审计使用。

通过这些步骤的人工审核，可以最大限度地确保AI生成的公文内容在提交前符合所有必要的标准和要求。

六、AI赋能公文案例分享：

案例1:某国营企业

该企业内部办公自动化系统集成了智能公文生成功能。工作人员只需输入文种、主题和关键信息,系统就能根据预设模板生成初稿。再由人工核查、修改并加入补充内容即可。

该功能的引入大幅提高了公文起草效率,初期测算每份文件节省50%以上的工作时间。同时也减轻了工作人员的写作负担,提高了工作积极性。

案例2:某政府机关

该机关在公文审批环节引入了AI审核系统。系统会自动审查公文内容是否符合机关规章制度和操作规范,如发文程序、领导称谓、机密等级等,并反馈审核意见。

借助AI"把关",可以避免因低级错误而导致的漏洞和后果,从而提高公文质量和通过率。系统上线后,各部门公文整体合规性提升20%以上。

这些成功案例展示了AI技术为写作和审核公文带来的价值,但同时也存在一些挑战和不足,需要进一步优化和完善。

案例3：AI公文示例：关于加强我市环境保护工作的提案

尊敬的领导：

随着我市经济社会的快速发展，环境问题日益凸显，成为制约可持续发展的重要因素。为了更好地保护生态环境，提升市民生活质量，现就加强我市环境保护工作提出以下建议。

一、加强环境监测与信息公开

建议建立健全环境监测网络，利用现代信息技术，实现对重点区域、重点污染源的实时监控。同时，加强环境信息公开，定期发布环境质量报告，提高公众的环境意识和参与度。

二、严格环境执法与处罚

加大对环境违法行为的查处力度，严格执行环境保护法律法规，对违法排污企业实施严厉处罚，确保法律的严肃性和威慑力。同时，建立企业环境信用评价体系，将环境违法行为纳入社会信用体系，形成联合惩戒机制。

三、推动绿色低碳发展

鼓励企业采用清洁生产技术，推广节能减排措施，提高资源利用效率。加大对新能源汽车、绿色建筑等绿色产业的支持力度，引导社会资本投入环保产业，推动产业结构优化升级。

四、加强生态保护与修复

坚持生态优先，保护自然生态系统的完整性和稳定性。加强湿地、森林、水源地等重要生态功能区的保护，实施生态修复工程，提高生态系统的自我修复能力。

五、提升公众环保意识

通过教育、宣传等手段，提升公众的环保意识和行动力。在学校、社区等开展环保教育活动，鼓励市民参与环保志愿服务，形成全社会共同参与的环保格局。

 环境保护是一项系统工程，需要政府、企业和公众共同努力。我们相信，通过上述措施的实施，我市的环境保护工作将取得显著成效，为建设美丽宜居的现代化城市奠定坚实基础。

写在最后

在信息时代的今天,公文写作迎来了全新的改革契机。AI的不断演进,必将赋予这一古老写作形式新的生机与活力,为公文质量和工作效能带来革命性变革。而真正贯彻这一变革,还需各界同仁勇于创新、虚心求知、与时俱进,在人机合作中描绘出公文写作的未来新姿态。"

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