共享 Excel 工作簿

如果您一直在使用 Windows 操作系统，那么您一定至少使用过一次 Microsoft Excel。Excel 不仅被会计师、统计学家和分析师使用，而且也被普通计算机用户使用。如果您从未使用过 Excel，Pluralsight 为您提供了很多课程以及可以帮助您入门的书面内容。

作为本指南的先决条件，我们假设您具有 Excel 的基本工作知识。在本指南中，您将了解如何保护文件并控制在与他人共享文件之前可以对其进行哪些更改。

在本节中，您将学习识别文件的问题、显示隐藏的内容以及检查文件与其他 Excel 版本的兼容性。

假设您有一个由两张表组成的Excel 文件 ( .xlsx )。

Sheet1中的数据是表格格式，最后一列的单元格是数字格式。快速浏览一下，您可以发现单元格 B6 的颜色对比度有问题，单元格 C5 缺少减号，而是使用红色表示负数。要自动列出所有此类问题，您可以使用Excel 提供的“检查辅助功能”功能，路径为“文件 -> 信息 -> 检查问题”。

以下是该文件的检查可访问性功能的报告：

如您所见，不仅存在这两个问题，而且表格没有指定的标题行，并且两个工作表都有默认名称。如果您有意以这种方式格式化数据，那么您可以继续与其他人共享文件。否则，您可以处理检查结果下列出的问题。

如果您收到了 Excel 文件并需要列出所有隐藏内容，那么您可以使用上面讨论的相同路径中的检查文档功能。

考虑上一节中的相同文件，但进行如下修改：

• 加入日期列已隐藏
• 第 3 行和第 4 行已隐藏
• 工作表 2已隐藏

要显示上述所有隐藏内容，请单击“检查文档”功能后，从“文档检查器”对话框中选择“隐藏的行和列”以及“隐藏的工作表”。

单击“检查”，将显示有关隐藏内容的信息，如下所示：

有时您的受众使用的 Excel 版本与您不同。为了确保重要信息不会丢失，您可以使用检查兼容性功能。

以下是此功能对先前修改的包含隐藏内容的文件执行的结果：

在本节中，您将了解在其他人可以访问您的工作簿时保护工作簿的各种方法。本节中的功能可在路径“文件 -> 信息 -> 保护工作簿”下找到。

如果您创建了一个文件并准备与他人共享，但不希望他们编辑，则可以选择“始终以只读方式打开”功能将该文件标记为只读。这将允许其他人查看该文件，但不能执行复制、删除或向文件添加新内容等操作。

另一方面，如果您已经制作了文件的最终版本，请选择标记为最终版本。这将弹出以下对话框，说明将不再对文件进行编辑：

单击“确定”后，您会注意到工作表顶部有一个黄色标题：

您还可以将文档标记为只读或最终版本。其信息菜单如下所示：

在上图中，请注意Status属性已被赋予值Final。

当您想要共享包含敏感信息的文件时，您可以随时通过设置密码来保护它。

选择“保护工作簿”菜单下的“使用密码加密”功能并输入密码。Excel 会要求您再次输入相同的密码进行确认。请记住，您的密码区分大小写，因此请注意大小写字母。

要删除密码，请单击加密密码功能。将出现一个对话框，其中包含您现有的密码。删除完整的密码，然后单击确定。

如果您希望其他有权访问您文件的人向现有工作表添加内容，而无需添加新工作表或删除现有工作表，您可以应用“保护工作簿结构”功能，该功能将要求输入可选密码。要删除此功能，请再次单击它，所有与工作簿结构相关的限制都将被删除。

在本指南中，您了解了在与他人共享 Excel 文件之前保护它的几种方法。您还了解了如何识别文件的潜在问题，例如隐藏信息、可访问性问题等等。要了解有关此主题的更多信息，请前往Pluralsight 上提供的“分发 Excel 工作簿”课程。